Современный мир балует нас новыми изобретениями каждодневно. Не так давно был придуман и виртуальный офис, что это такое знают не многие. Но те, кто их использует, достигает больших высот в ведении своего бизнеса. Благодаря научно-техническому прогрессу создаются виртуальные рабочие пространства. Работники могут контактировать друг с другом, присылать и получать любые рабочие материалы, отчёты, документы и т.д.
Что такое услуга: виртуальный офис
В первую очередь, мы рассмотрим, что такое услуга «виртуальный офис». Она помогает создать ощущение реального офиса, являясь одним из вариантов организации офисной деятельности. Вся работа происходит исключительно в сети, не требуя затрат на аренду помещения.
Данная услуга имеет свои обязательные компоненты:
- Почтовый адрес;
- Многоканальная телефония;
- IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера;
- Сотрудники колл-центра, занимающиеся консультацией.
Если соединение с консультантом отсутствует, то клиент может заинтересоваться, как скачать приложение по QR-коду, чтобы его звонок зафиксировали. Но можно просто передать необходимые документы по факсу или через сообщения. Таким образом, может собираться корректная статистика, путем обращений.
Многие бизнесмены с радостью заказывают такую услугу, так как она позволяет:
- Снизить затраты на аренду помещения, оборудование, телефонию, оплату труда сотрудников;
- Открыть компанию можно в любой точке мира;
- Иметь функционирующую IP сеть, телефонную связь, почтовый ящик, факс и т. д. без затрат;
- Получить квалифицированный персонал в любом количестве;
- Управлять компанией из другого региона, страны и т.д.
Кто такой специалист виртуального офиса
Ответить на вопрос, кто такой специалист виртуального офиса довольно просто. Если сотрудник работает в колл-центре, то это работник, отвечающий на звонки. Время реакции на обращение пользователя плавает около 15 минут. Такая поддержка является круглосуточной, в режиме 24/7/365. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, эффективно решающие любые проблемы.
Также, решив воспользоваться услугой виртуального офиса, нанять можно любых профессиональных работников, не ограничиваясь колл-центром. Например, администратора, следящего за работой остальных, или людей, занимающихся ведением кампании Яндекс Директ для продвижения Вашего детища и т.д.
Виртуальный офис для малого бизнеса: с чего начать
С чего начать виртуальный офис для малого бизнеса для многих тайна, покрытая мраком. Как бы странно не звучало, необходимо будет обустроить физическое пространство, чтобы осуществлять свою деятельность. Многие делают офис в собственном доме, теоритически, организовать его в любой точке мира, где есть интернет. Такая необходимость возникает лишь для согласованности действий в работе.
Остальная часть организации офиса – Ваш полёт фантазии. Всё зависит от имеющихся потребностей. Всегда имеется возможность использовать новейшие технологии и экспериментировать с разными видами программного обеспечения и программ.
Виртуальный помощник будет Вашей палочкой выручалочкой, для обработки необходимых ежедневных задач. Например, ввод данных, звонки по телефону, расписание, планирование, редактирование документов, переписка по эл.почте и т.д. Вдобавок им можно в обязанности прописать оптимизацию сайта контекстной рекламой и тогда не будет нужды нанимать отдельного специалиста.
Далее следует уделить внимание программам по управлению проектами или платформам, позволяющим расширить сотрудничество и сделать связь между членами команды гораздо лучше. Это может быть Wrike, Procore Construction, Web Resource, ManageEngine, ServiceDesk Plus, VisionFlow, JIRA, Basecamp, Bitrix24, Redbooth и т.п.
Виртуальный офис придумали около 40 лет назад. По сей день он является настоящей находкой для многих предпринимателей. Ведь плюсов его использования большое количество и чтобы увидеть это, не требуется иметь каких-то особых навыков. А что Вы думаете по этому поводу?
